Slim en eerlijk pro rata rekenen voor salarissen, budgetten en abonnementen

Wil je eerlijk verdelen wat iemand gebruikt, werkt of bijdraagt? Deze blog laat je zien hoe je naar rato rekent voor salaris, vakantiedagen, abonnementen en projectkosten: van de simpele formule (deel/totaal × totaalbedrag) tot keuzes als 30/360 vs. kalenderdagen. Met heldere voorbeelden, checks en handige Excel-formules voorkom je fouten en reken je voortaan snel en consistent.

Wat betekent naar rato en wanneer pas je het toe

Naar rato betekent dat je iets evenredig verdeelt op basis van het aandeel dat iemand of iets heeft in het geheel. Je rekent dus een deel uit van een totaal, vaak omdat een periode of hoeveelheid niet volledig is. De kern is simpel: je kijkt naar het deel gedeeld door het totaal en vermenigvuldigt dat met het volledige bedrag. Stel dat je halverwege de maand start met een baan, dan krijg je salaris naar rato van de gewerkte dagen. Hetzelfde geldt voor vakantiedagen als je in- of uit dienst gaat: je bouwt ze op naar rato van het aantal maanden dat je in het jaar hebt gewerkt. Sluit je een abonnement af op de 10e, dan betaal je alleen het deel van die maand dat nog over is.

Werk je parttime, dan bereken je je loon, dertiende maand of bonus naar rato van je contracturen vergeleken met fulltime uren. Ook in projecten helpt naar rato om kosten, uren of budgetten eerlijk te verdelen tussen teams op basis van inzet of scope. Zelfs in de energierekening of servicecontracten gebruik je dit principe als meerdere partijen een factuur delen. Je past naar rato dus toe zodra niet iedereen of elke periode gelijk is, en je toch eerlijk en transparant wilt verdelen of verrekenen.

Kern van naar rato: evenredig verdelen op basis van aandeel

De kern van naar rato is dat je iets verdeelt in verhouding tot het aandeel dat je hebt in het geheel. Je berekent eerst het aandeel: deel gedeeld door totaal. Daarna pas je dat aandeel toe op het volledige bedrag of de volledige hoeveelheid. In formulevorm: bedrag naar rato = (deel/totaal) × totaalbedrag. Belangrijk is dat je deel en totaal in dezelfde eenheid uitdrukt, anders vergelijk je appels met peren.

Werk je 20 van de 40 uur, dan is je aandeel 0,5 en krijg je de helft van het salaris of de bonus. Start je 10 van de 30 dagen in een maand, dan is je aandeel 1/3 van de maandkosten. Met deze aanpak schaal je eerlijk mee met tijd, uren, aantallen of oppervlakte en voorkom je scheve verdelingen.

Wanneer pas je het toe (werk, contracten, budgetten)

Je past naar rato toe zodra periodes, aantallen of inzet niet volledig of gelijk zijn. In werk draait het om deeltijd, in- en uitdiensttreding en variabele beloningen: je berekent salaris, vakantiedagen, dertiende maand of bonus naar verhouding van je gewerkte uren of de maanden dat je in het jaar actief was. Bij contracten gebruik je het voor abonnementen, licenties en huur wanneer je midden in een periode start of stopt; je betaalt of crediteert dan alleen het deel dat je daadwerkelijk gebruikt.

In budgetten helpt naar rato om kosten en middelen eerlijk te verdelen, bijvoorbeeld op basis van bestede uren, FTE’s of projectmaanden, zodat elk team of elke afdeling precies het aandeel draagt dat past bij de geleverde bijdrage.

[TIP] Tip: Bereken naar rato: verdeel proportioneel op basis van aandeel of tijd.

De basisformule voor naar rato berekenen

Naar rato rekenen draait om evenredigheid: je neemt het aandeel dat van toepassing is en past dat toe op het geheel. De formule is eenvoudig: bedrag naar rato = (deel/totaal) × totaalbedrag. Daarbij moeten deel en totaal altijd in dezelfde eenheid staan, anders maak je een fout. Werk je 24 van de 40 uur, dan krijg je 24/40 van het fulltime salaris of van een bonus. Start je halverwege de maand met een abonnement, dan betaal je het resterende deel van de maand: bijvoorbeeld 10/30 van het maandbedrag.

Soms reken je met kalenderdagen, soms met vaste dagentellingen zoals 30/360; kies één methode en blijf daarin consequent, of volg wat in je contract staat. Let erop dat percentages als decimaal worden gebruikt (25% is 0,25) en rond geldbedragen pas af op het einde, meestal op twee decimalen. In een spreadsheet werkt het net zo: je berekent eerst het aandeel (deel/totaal) en vermenigvuldigt dat met het totale bedrag, zodat je elke situatie eerlijk en transparant kunt verdelen.

De formule: deel/totaal × totaalbedrag

De kern van naar rato is deze simpele rekensom: je neemt het deel dat van toepassing is, deelt dat door het totaal en vermenigvuldigt die verhouding met het volledige bedrag. In cijfers: naar-rato-bedrag = (deel/totaal) × totaalbedrag. Het werkt alleen goed als je dezelfde eenheden gebruikt voor deel en totaal, bijvoorbeeld uren met uren of dagen met dagen.

Werk je 28 van de 40 uur, dan is je aandeel 0,7 en krijg je 0,7 × 3.000 = 2.100 euro. Start je 10 van de 30 dagen in een maand, dan betaal je 10/30e van het maandtarief. Zet percentages altijd om naar decimalen (25% wordt 0,25) en rond geldbedragen pas aan het einde af, zodat je geen stapel afrondingsfouten krijgt.

Eenheden, periodes en kalenderafspraken (dagen, weken, 30/360 VS. daadwerkelijk)

Deze vergelijking laat zien hoe verschillende eenheden en dagconventies je naar-rato berekening beïnvloeden, zodat je bewust de juiste periode- en kalenderafspraak kiest.

Kernboodschap: kies eenheid en dagconventie die past bij het doel (rooster, contract of financieel model) en houd die keuze consequent aan voor eerlijke en vergelijkbare naar-rato uitkomsten.

Nauwkeurig naar rato rekenen begint bij consistente eenheden. Je deelt dagen door dagen, uren door uren en weken door weken; meng je eenheden, dan krijg je scheve uitkomsten. Maanden verschillen in lengte, dus bepaal vooraf of je met daadwerkelijke kalenderdagen werkt (bijvoorbeeld 10 van 31 in januari) of met een vaste dagentelling. In sommige contracten en financiële berekeningen gebruik je 30/360: elke maand telt 30 dagen en het jaar 360, waardoor elke maand gelijk weegt.

Andere afspraken zijn actual/365 of actual/actual, waarbij je rekent met de echte dagen in maand en jaar. Kies één methode, leg die vast en pas die overal consequent toe. Moet je omrekenen tussen weken en dagen of uren, gebruik dan duidelijke conversies en maak ze expliciet, zodat iedereen dezelfde verwachting heeft.

[TIP] Tip: Gebruik totaal maal deel/geheel; controleer periodegrenzen en eenheden.

Stap-voor-stap rekenmethodes met korte voorbeelden

Zo pas je naar rato stap-voor-stap toe in veelvoorkomende situaties. Volg per scenario dezelfde logica: bepaal wat je verdeelt, reken je aandeel uit en pas dat toe op het geheel.

• Deeltijdsalaris en vakantiedagen bij in- of uitdiensttreding: kies de juiste eenheid (uren per week of maanden in dienst), bereken het aandeel als deel/totaal en vermenigvuldig met het volledige bedrag/aantal; voorbeeld salaris: 24 van 40 uur -> 24/40 = 0,6 en 0,6 × 3.200 = 1.920; voorbeeld verlof bij uitdienst per 31 augustus: 8/12 van 25 dagen = 16,67, rond volgens je CAO/regeling.
• Abonnement of licentie starten/stoppen midden in de maand: bepaal de dagentelling (daadwerkelijke dagen of 30/360), aandeel = gebruikte dagen/totaal dagen, prijs = aandeel × maandtarief; start op de 16e met 30-dagenconventie: 15/30 = 0,5 -> 50% van het tarief; bij een maand met 31 dagen: 15/31 × tarief; bij tussentijds stopzetten werkt dit identiek.
• Kosten naar rato verdelen in projecten en teams: kies een verdeelsleutel (uren, FTE of output), bereken het aandeel als eigen deel/totaal en vermenigvuldig met de totale kosten; voorbeeld: 10.000 en 120 van 300 uren -> 120/300 = 40% -> 4.000; check dat alle aandelen samen 100% zijn en dat je overal dezelfde eenheid hanteert.

Tip: reken consequent met dezelfde eenheid en periode-afspraak en rond pas aan het einde af. Leg afwijkende dagentellingen of afrondingsregels vast voor consistente uitkomsten.

Deeltijdsalaris en vakantiedagen bij in- of uitdiensttreding

Bij deeltijd reken je je salaris naar rato van je contracturen ten opzichte van fulltime uren: salaris = (jouw uren/fulltime uren) × fulltime salaris. Kom je midden in een maand in of uit dienst, dan krijg je ook alleen de gewerkte dagen uitbetaald volgens dezelfde verhouding. Voor vakantiedagen bouw je op naar rato van je diensttijd in het jaar en je contractomvang. Start je bijvoorbeeld in april, dan tel je 9/12e van het jaar mee; werk je 24 van de 40 uur, dan krijg je 24/40e van het jaarrecht.

Let op: in België koppelen veel regels vakantiedagen aan prestaties in het vorige jaar, terwijl in Nederland vaak het lopende jaar leidend is; volg dus je contract of cao. Bij uitdiensttreding worden openstaande dagen verrekend of uitbetaald, meestal na afronding volgens de geldende regels.

Abonnement of licentie starten of stoppen midden in de maand

Als je een abonnement of licentie halverwege de maand start of beëindigt, betaal of ontvang je meestal naar rato: je rekent het aantal gebruikte of resterende dagen gedeeld door het totaal aantal dagen in de gekozen periode, vermenigvuldigd met het maandbedrag. Sommige aanbieders gebruiken daadwerkelijke kalenderdagen (bijvoorbeeld 10 van 31), anderen hanteren een vaste telling zoals 30/360 waarbij elke maand 30 dagen telt.

Staat er in de voorwaarden dat er per hele dag of per begin/einde van de dag wordt gerekend, dan bepaalt dat de uitkomst. Controleer ook of weekenddagen meetellen en of er afronding naar boven of beneden gebeurt. Stop je eerder, dan krijg je vaak een credit naar rato, minus eventuele opstart- of annuleringskosten.

Kosten naar rato verdelen in projecten en teams

Kosten naar rato verdelen doe je door eerst één duidelijke verdeelsleutel te kiezen en die consequent toe te passen. Vaak werken bestede uren het eerlijkst: je deelt de uren van een team door de totale projecturen en vermenigvuldigt dat percentage met het projectbudget. Werk je bijvoorbeeld met 75.000 euro, totaal 600 uur, en draagt jouw team 210 uur bij, dan is je aandeel 210/600 = 35% en dus 26.

250 euro. Voor gedeelde licenties of tooling kun je ook per gebruiker of per seat rekenen; kies wat het werk het beste weerspiegelt. Splits zo nodig vaste kosten (bijvoorbeeld onboarding) en variabele kosten (uren) en voorkom dubbel tellen. Leg je regels vast, update je verdeling bij scopewijzigingen en rond pas aan het einde af.

[TIP] Tip: Gebruik een verhoudingstabel: deel door totaal, vermenigvuldig met gewenste hoeveelheid.

Veelgemaakte fouten, checks en handige tools

De meeste fouten ontstaan doordat je eenheden of periodes door elkaar haalt: je deelt uren door dagen, gebruikt 30 dagen terwijl de maand 31 dagen heeft, of rekent met kalenderdagen terwijl je eigenlijk werkdagen bedoelt. Ook gaat het vaak mis bij de teller en noemer: je pakt het totaal als deel of andersom, of je past per ongeluk twee keer naar rato toe. Te vroeg afronden is een klassieker; rond pas aan het einde af en wees consequent in je afrondingsregels. Check altijd of je keuze voor 30/360, actual/365 of actual/actual aansluit bij je contract, en let op of de start- of einddag wel of niet meetelt.

Doe snelle sanity checks: ligt deel/totaal tussen 0 en 1, klopt de richting van het bedrag, en is de som van alle deelbedragen precies het totaal. In Excel of Google Sheets helpen functies als EOMONTH om het aantal dagen in een maand te bepalen, DAYS of NETWORKDAYS(.INTL) voor kalender- of werkdagen, YEARFRAC voor jaarfracties met een gekozen dagentelling, en ROUND/ROUNDUP/ROUNDDOWN voor consistente afronding. Met benoemde bereiken, duidelijke celcommentaar en een vaste verdeelsleutel maak je je berekening herhaalbaar. Zo reken je elke proratie snel, eerlijk en transparant uit.

Fouten die je voorkomt (verkeerde teller/noemer, verkeerde periode)

De meeste missers ontstaan wanneer je het deel en het totaal verwisselt of een verkeerde periode kiest. Het deel is altijd wat specifiek voor jouw situatie geldt (jouw uren, jouw dagen), het totaal is de volledige referentie (fulltime uren, totale dagen). Werk je 24 van de 40 uur, dan gebruik je 24/40 en niet 40/24. Kies vervolgens de juiste periodebasis: reken je met daadwerkelijke kalenderdagen of met een vaste telling zoals 30 dagen per maand, en telt de start- of einddag mee of niet.

Meng geen werkdagen met kalenderdagen in dezelfde berekening en let op maanden met 28, 30 of 31 dagen. Doe een snelle check: je verhouding moet tussen 0 en 1 liggen en alle deelbedragen samen moeten precies het totaal vormen.

Controlelijst en afrondingsregels

Begin altijd met een korte check: heb je duidelijk wat je wilt verdelen, welke periode je gebruikt en in welke eenheden je rekent. Zorg dat deel en totaal dezelfde eenheid hebben en dat je dagentelling vastligt (daadwerkelijk, 30/360, actual/365); noteer of de start- en einddag meetellen. Zet percentages om naar decimalen en controleer of je verhouding tussen 0 en 1 ligt. Houd tussenstappen op voldoende precisie, bijvoorbeeld vier of meer decimalen, en rond pas aan het einde af.

Voor geld gebruik je vrijwel altijd twee decimalen; voor uren kies je wat in je regeling staat. Bij meerdere ontvangers controleer je of alle deelbedragen exact het totaal vormen en verdeel je eventuele restcenten transparant. Leg je keuzes vast en pas ze consequent toe.

Slim rekenen in excel of Google sheets (formules en tips)

Reken naar rato in één cel met de verhouding: =deel/totaal*bedrag. Voor dagen in een maand gebruik je DAY(EOMONTH(datum,0)). Het aantal gebruikte dagen bepaal je met DAYS(eind,start)+1 als de startdag meetelt. Je deelbedrag wordt dan bijvoorbeeld =ROUND(bedrag*(DAYS(eind,start)+1)/DAY(EOMONTH(start,0)),2). Voor werkdagen gebruik je NETWORKDAYS of NETWORKDAYS.INTL om weekendpatronen te sturen.

Voor jaarfracties helpt YEARFRAC: YEARFRAC(start,eind,1) voor actual/actual of 3 voor actual/365; 30/360 kan met basis 0 (US) of 4 (EU). Maak bedragen en datums named ranges of vergrendel ze met $ om foutjes te voorkomen. Gebruik IFERROR voor nette meldingen en check of deel/totaal tussen 0 en 1 ligt. Met LET (Excel) of LAMBDA bouw je herbruikbare proratieformules.

Veelgestelde vragen over naar rato berekenen

Wat is het belangrijkste om te weten over naar rato berekenen?

Naar rato betekent dat je een bedrag of recht evenredig verdeelt op basis van iemands aandeel of periode. Je rekent: deel/totaal × totaalbedrag. Pas dit toe bij salarissen, contracten, budgetten en projectkosten.

Hoe begin je het beste met naar rato berekenen?

Begin met het definiëren van deel en totaal, kies een periode-afspraak (kalenderdagen, 30/360 of werkuren), verzamel brondata, en reken in een spreadsheet: =deel/totaal*totaalbedrag. Test met kleine voorbeelden en leg afrondingsregels vast.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij naar rato berekenen?

Veelgemaakte fouten: teller en noemer verwisselen, verkeerde periode (30/360 versus kalenderdagen), vergeten start/stop-dagen, overlappende periodes, btw of eenheden vermengen, onjuiste afronding. Voer controles uit: som der delen = totaal, documenteer aannames, gebruik gegevensvalidatie.