Aan de slag met het persoonsgebonden budget: werk met meer vrijheid, zekerheid en impact

Ben je benieuwd hoe je met een persoonsgebonden budget (pgb) meer vrijheid én zekerheid in de zorg krijgt? Je leest wat pgb-werk inhoudt, hoe het verschilt van zorg in natura, welke regels en SVB-betalingen daarbij horen (Wmo, Jeugdwet, Zvw, Wlz), en waar je op let bij contracten, tarieven, kwaliteit en privacy (VOG/AVG). Met praktische stappen voor zorgverleners en budgethouders over starten, opdrachten vinden, plannen en verantwoorden voorkom je fouten en werk je professioneel met maximale regie.

Wat is PGB-werk

Pgb-werk is zorg en ondersteuning die je inkoopt of verleent met een persoonsgebonden budget (pgb). Met een pgb regel je zelf wie je helpt, wat die persoon doet en wanneer, in plaats van dat een zorgorganisatie alles voor je bepaalt. Je kunt pgb-werk inzetten voor begeleiding, persoonlijke verzorging, verpleging, dagbesteding of huishoudelijke hulp, afhankelijk van je situatie en de regels van je regeling. In Nederland komt een pgb uit de Wmo, Jeugdwet, Zorgverzekeringswet of Wet langdurige zorg. Je sluit een zorgovereenkomst met je zorgverlener, legt tarieven en taken vast en laat de betalingen lopen via de Sociale Verzekeringsbank (SVB), die uren en declaraties verwerkt. In Vlaanderen kom je hetzelfde principe tegen onder PVB of PAB: je beheert je budget en regelt zelf je assistentie.

Doe je pgb-werk als zorgverlener, dan lever je maatwerk op de tijden en de manier die je met de budgethouder afspreekt, vaak als zzp’er of particulier. Je houdt je aan kwaliteitseisen, werkt veilig en zorgvuldig met privacygevoelige informatie en houdt je uren en afspraken netjes bij. Het grootste voordeel van pgb-werk is vrijheid en regie: je kiest wie het beste bij je past en kunt snel bijsturen. De keerzijde is dat je meer administratie en verantwoordelijkheid hebt, zoals het verantwoorden van bestedingen en het organiseren van vervanging bij vakantie of ziekte.

Het PGB in het kort en wanneer je het inzet

Een pgb is een persoonsgebonden budget waarmee je zelf ondersteuning of zorg inkoopt. Je zet het in als je regie wilt over wie helpt, wanneer en hoe. Het is handig als je vaste gezichten zoekt, flexibele tijden nodig hebt, of specialistische/thuissituatiegebonden hulp wilt, bijvoorbeeld begeleiding, persoonlijke verzorging of verpleging. Een pgb kan komen uit de Wmo, Jeugdwet, Zvw of Wlz, afhankelijk van je situatie.

Je stelt een zorgplan op, kiest je zorgverlener(s), maakt een zorgovereenkomst en laat betalingen via de SVB lopen. Voorwaarde is dat je het beheer aankunt, zelf of met een vertegenwoordiger. Kies geen pgb als je liever alles laat regelen via een aanbieder; kies wel een pgb als maatwerk, continuïteit en zeggenschap voor jou voorop staan.

Rollen en verantwoordelijkheden: budgethouder en PGB-zorgverlener

Als budgethouder voer je de regie: je stelt je hulpvraag en doelen scherp, kiest je pgb-zorgverlener(s), sluit een zorgovereenkomst, bewaakt kwaliteit en plant de zorg. Je fiatteert declaraties bij de SVB, houdt overzicht op uren en kosten, en verantwoordt je bestedingen richting gemeente, zorgkantoor of zorgverzekeraar. Je zorgt voor een veilige werkplek, goede communicatie, evaluaties en vervanging bij ziekte of vakantie. Als pgb-zorgverlener lever je de afgesproken ondersteuning of zorg, werk je volgens professionele standaarden, registreer je uren en declareer je tijdig via de SVB.

Je signaleert veranderingen, rapporteert helder, respecteert privacy (AVG), werkt veilig met medicatie en hulpmiddelen en bewaakt je deskundigheid. Passende verzekeringen en een VOG horen erbij. Heldere afspraken, bereikbaarheid en regelmatige afstemming maken de samenwerking soepel en betrouwbaar.

PGB of zorg in natura: voor- en nadelen

Twijfel je tussen een persoonsgebonden budget (pgb) en zorg in natura (ZIN)? Dit zijn de belangrijkste voor- en nadelen naast elkaar.

• Regie en maatwerk: met een pgb kies je zelf zorgverlener(s), tijden en werkwijze (meer flexibiliteit en vaste gezichten); bij ZIN bepaalt de aanbieder meer, met vaste roosters en vaker wisselende medewerkers.
• Organisatie en administratie: pgb vraagt zelf werven, afspraken maken, uren en verantwoording bijhouden (kennis van regels/tarieven vereist, fouten kunnen tot terugvordering leiden); bij ZIN regelt de aanbieder planning, vervanging, kwaliteitseisen en administratie.
• Beschikbaarheid en praktijk: pgb sluit vaak goed aan bij onregelmatige zorg of specifieke wensen; ZIN ontzorgt, maar kent soms wachtlijsten en minder keuzevrijheid.

Kies pgb als zeggenschap en flexibiliteit voorop staan. Kies ZIN als je vooral ontzorgd wilt worden en minder administratie wilt.

[TIP] Tip: Maak een duidelijk zorgcontract en houd je urenregistratie strikt bij.

Wet- en regels die je moet kennen

Bij pgb-werk beweeg je binnen duidelijke kaders. Je budget komt uit één van vier regelingen: Wmo (gemeente), Jeugdwet (jeugd), Zvw (zorgverzekeraar) of Wlz (langdurige zorg via zorgkantoor). Elke regeling heeft eigen voorwaarden, maximale tarieven en eisen aan wie de zorg mag leveren. Je krijgt alleen een pgb als je pgb-vaardig bent: je kunt het budget beheren of je regelt een vertegenwoordiger. Je legt afspraken vast in een zorgplan en sluit een zorgovereenkomst; betalingen verlopen via de SVB met het trekkingsrecht, waarbij je uren en declaraties tijdig goedkeurt. Je verantwoordt bestedingen en houdt je aan kwaliteitseisen, zoals veilig werken, passende deskundigheid, een VOG als dat gevraagd wordt en zorgvuldige omgang met privacy volgens de AVG.

Afhankelijk van de regeling kan een eigen bijdrage via het CAK gelden; bij de Zvw is die er meestal niet. Als zorgverlener regel je je belastingen en, waar van toepassing, btw-vrijstelling en verzekeringen. Houd rekening met controles, herindicaties en wijzigingen in beleid of tarieven. In Vlaanderen kom je vergelijkbare budgetten tegen (PVB, PAB), maar de procedures en termen verschillen.

Soorten PGB (WMO, jeugdwet, ZVW, WLZ) en termen in NL/BE (PGB, PVB, PAB)

Deze vergelijking zet de Nederlandse PGB-soorten (Wmo, Jeugdwet, Zvw, Wlz) naast de Vlaamse termen (PVB, PAB), zodat je als PGB-zorgverlener of budgethouder snel ziet waarvoor ze bedoeld zijn, wie indiceert en hoe de betaling/administratie loopt.

Kern: Wmo/Jeugdwet/Wlz lopen via gemeente/zorgkantoor en de SVB; Zvw gaat via de zorgverzekeraar. In Vlaanderen gebruik je PVB/PAB via VAPH; kies de route die past bij de hulpvraag, indicatie en gewenste administratie.

In Nederland kun je een pgb krijgen via de Wmo voor begeleiding, dagbesteding en huishoudelijke hulp vanuit de gemeente, via de Jeugdwet voor jeugdhulp, via de Zvw voor verpleging en persoonlijke verzorging thuis (via je zorgverzekeraar) en via de Wlz voor langdurige, intensieve zorg met een CIZ-indicatie en zorgkantoor. Elke route heeft eigen voorwaarden, tarieven en toetsing van pgb-vaardigheid.

Je laat betalingen in NL meestal lopen via de SVB met trekkingsrecht. In Vlaanderen heet een pgb voor volwassenen het PVB (persoonsvolgend budget) en voor minderjarigen het PAB (persoonlijk assistentiebudget), beide via het VAPH. De kern is hetzelfde: je koopt zelf ondersteuning in, maar procedures, indicaties en bestedingsregels verschillen per regeling en per land.

Contracten, betalingen en uren via de SVB

Bij een pgb leg je afspraken vast in een zorgovereenkomst, bij voorkeur met een SVB-modelcontract. Nadat je overeenkomst is goedgekeurd door je gemeente, zorgverzekeraar of zorgkantoor, betaalt de SVB namens jou via het trekkingsrecht. Je zorgverlener dient declaraties of facturen in via het SVB-portaal; jij controleert en fiatteert ze, zolang er budget is en het binnen de afgesproken uren en tarieven past.

Werk je met een dienstverband, dan verzorgt de SVB de loonadministratie en afdrachten; bij een overeenkomst van opdracht verwerkt de SVB de declaraties. Je houdt zelf een sluitende urenregistratie bij en bewaart bewijsstukken. Wijzig je tarief, taken of uren, dan dien je eerst een contractwijziging in voordat de SVB nieuwe declaraties kan uitbetalen. Betalingen volgen meestal binnen enkele werkdagen.

Kwaliteitseisen, VOG en privacy (AVG) in de praktijk

In pgb-werk lever je veilige, passende zorg en kun je laten zien dat je bekwaam bent voor wat je doet. Voor verpleegkundige of risicovolle handelingen heb je de juiste diploma’s en, waar nodig, een geldige registratie. Een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) wordt vaak gevraagd door gemeente of zorgkantoor en geeft aan dat er geen relevante strafrechtelijke bezwaren zijn voor het werk. Privacy regel je volgens de AVG: je verwerkt alleen gegevens die nodig zijn, deelt ze niet zonder toestemming en bewaart ze goed afgeschermd.

Noteer afspraken en voortgang kort en feitelijk, gebruik sterke wachtwoorden en versleutelde communicatie bij gevoelige info, en verwijder gegevens zodra ze niet meer nodig zijn. Gaat er toch iets mis, meld je het snel en tref je maatregelen om herhaling te voorkomen. Regelmatige evaluaties met duidelijke afspraken houden kwaliteit en privacy op orde.

[TIP] Tip: Check of je pgb valt onder Wmo, Jeugdwet, Wlz of Zvw.

Aan de slag als PGB-zorgverlener

Start met kiezen welke ondersteuning je wilt bieden (bijvoorbeeld begeleiding, verzorging of verpleging) en aan wie je het liefst helpt. Bepaal je tarief op basis van je ervaring, de eisen van de regeling (Wmo, Jeugdwet, Zvw of Wlz) en wat lokaal gebruikelijk is. Regel je basis op orde: een inschrijving bij de KvK als je als zzp’er werkt, of kies voor een dienstverband bij de budgethouder. Vraag een VOG aan, houd je deskundigheid bij en sluit passende verzekeringen af (beroepsaansprakelijkheid en inkomen). Leg afspraken vast in een zorgovereenkomst met heldere taken, bereikbaarheid, vervanging, onkosten en reistijd.

Declareren loopt via de SVB: je registreert uren zorgvuldig, dient tijdig in en bewaakt de stand van het budget. Veel zorgdiensten zijn btw-vrijgesteld, maar check altijd jouw situatie en belastingplicht. Werk AVG-proof: alleen noodzakelijke gegevens vastleggen en veilig bewaren. Vind opdrachten via je netwerk, platforms en lokale kanalen, maak een scherp profiel en plan een kennismaking met duidelijke doelen en een korte proefperiode. Regelmatige evaluaties houden de samenwerking soepel en professioneel.

Tarieven bepalen, BTW en belasting regelen

Bepaal je tarief op basis van je ervaring, taken (begeleiding, verzorging, verpleging), lokale markt en de maximale pgb-tarieven van gemeente, zorgverzekeraar of zorgkantoor. Neem in je tarief ook reistijd, onregelmatige uren, scholing en verzekeringen mee, en maak duidelijke afspraken over reiskosten en onkosten. Check of je btw moet rekenen: veel zorgprestaties zijn vrijgesteld, maar niet allemaal, dus toets je werkzaamheden en kwalificaties en leg vast of je facturen met of zonder btw zijn.

Werk je als zzp’er, dan geef je je inkomsten aan bij de Belastingdienst en kijk je of je aan het urencriterium komt voor ondernemersaftrek; werk je in loondienst bij de budgethouder, dan verloopt loonheffing via de SVB. Houd je administratie sluitend, factureer consequent en voorkom verrassingen met een simpele tarief- en btw-paragraaf in je overeenkomst.

Verzekeringen en risico’s: beroepsaansprakelijkheid, ongevallen en inkomen

Als pgb-zorgverlener loop je professionele én persoonlijke risico’s, dus goed verzekeren is slim. Met een beroepsaansprakelijkheidsverzekering dek je schade door een fout in je werk, bijvoorbeeld bij medicatie, tilliften of wondzorg. Een ongevallen- of aansprakelijkheidsoplossing dekt letsel en schade bij een ongeluk; check ook hoe dit zit op de werkplek van de budgethouder. Voor je inkomen is een AOV of alternatief (zoals een schenkkring of verzekering met wachttijd) belangrijk, zeker als je als zzp’er werkt.

In loondienst liggen sommige risico’s anders, maar maak altijd heldere afspraken over veiligheid, vervanging en doorbetaling bij ziekte. Leg taken, grenzen en werkwijze vast in je overeenkomst, volg scholing, gebruik de juiste hulpmiddelen en meld incidenten direct, zodat je risico’s beperkt en je dekking overeind blijft.

Opdrachten vinden: netwerk, platforms en je profiel

Opdrachten vind je door slim te combineren: begin met je netwerk en laat weten wat je doet, in welke regio je werkt en wanneer je beschikbaar bent. Meld je aan op pgb- en zorgplatforms en maak een profiel dat vertrouwen wekt: kort en concreet, met je specialisaties, ervaring, VOG, diploma’s, verzekeringen, uurtariefindicatie en duidelijke reistijdgrenzen. Gebruik zoekwoorden die budgethouders intypen en houd je profiel actueel met referenties en een paar sterke cases.

Reageer snel en persoonlijk op oproepen, bied een korte kennismaking of proefafspraak en stuur na elk gesprek een samenvatting met je voorstel. Kijk ook lokaal: wijkteams, mantelzorgorganisaties en online buurtgroepen leveren vaak warme leads op, zeker als je consistent zichtbaar en betrouwbaar bent.

[TIP] Tip: Maak duidelijke afspraken en leg werkzaamheden, uren en tarieven schriftelijk vast.

Budgethouder: je PGB-werk goed organiseren

Goed pgb-werk begint met duidelijke doelen: wat heb je nodig, wanneer en met welk resultaat. Vertaal dat naar een kort functieprofiel met taken, vaardigheden en beschikbaarheid, en bepaal per week hoeveel uren en welk tarief past binnen je budget. Selecteer zorgverleners zorgvuldig met een kennismaking, referenties en waar zinvol een VOG of diploma-check, en plan een korte proefperiode. Leg alles vast in een zorgovereenkomst: taken, tarieven, reiskosten, bereikbaarheid, privacy/AVG, medicatiegebruik, sleutelbeheer, evaluatiemomenten en vervanging bij ziekte of vakantie. Maak een helder rooster met een kleine buffer en houd je uren en budget strak bij.

In Nederland fiatteer je declaraties via de SVB; in Vlaanderen volg je de VAPH-procedures. Bewaar urenregistraties, afspraken en korte voortgangsnotities, en bereid je tijdig voor op herindicaties met concrete voorbeelden van wat werkt en wat nog nodig is. Zorg voor een veilige werkplek en hulpmiddelen, spreek een noodnummer en vervangingsplan af en check of er een eigen bijdrage via het CAK geldt. Door regelmatig te evalueren, snel bij te sturen en simpel te administreren, houd je regie en blijft je pgb-werk soepel en duurzaam.

Heldere hulpvraag, functieprofiel en selectie van zorgverleners

Begin met een scherpe hulpvraag: wat heb je precies nodig, wanneer, hoe vaak en met welk doel. Schrijf daarna een kort functieprofiel met concrete taken, verantwoordelijkheden, werktijden, gewenste vaardigheden en een tariefrange die past bij je pgb. Benoem vereiste kwalificaties (zoals diploma’s, rijbewijs, ervaring met tilliften of medicatie) en wat je belangrijk vindt in houding en communicatie.

In de selectie kijk je verder dan het cv: check VOG en referenties, bespreek casussen uit jouw situatie, test praktische vaardigheden en maak een korte proefdienst afspreekbaar. Let op beschikbaarheid, reistijd, continuïteit en klik met jou en je omgeving. Leg verwachtingen, evaluatiemomenten en vervanging duidelijk vast, zodat je vanaf dag één grip en rust houdt.

Zorgovereenkomst, planning en vervanging

Leg alles strak vast in je zorgovereenkomst: taken, tarief, werktijden, reistijd/onkosten, bereikbaarheid, bevoegdheden (bij risicovolle handelingen), privacy/AVG, opzegtermijn en een korte proefperiode. Gebruik bij voorkeur het SVB-model en laat wijzigingen altijd eerst goedkeuren voordat je nieuwe afspraken laat uitbetalen. Maak daarna een helder rooster met vaste blokken en een kleine buffer voor uitloop, plan vakanties en feestdagen vroeg en bewaak je uren tegenover de indicatie en het beschikbare budget.

Regel vervanging vooraf: bouw een klein team van invallers, leg per taak instructies vast (medicatie, tilliften, alarmsysteem, sleutelbeheer) en spreek af wie je belt bij ziekte of noodgevallen. Deel een gedeelde agenda of appgroep, bevestig wijzigingen schriftelijk en houd een actuele contactlijst, zodat continuïteit en veiligheid geborgd zijn.

PGB verantwoorden en veelgemaakte fouten vermijden

PGB verantwoorden betekent laten zien dat elke euro doelmatig en rechtmatig is besteed. Met een helder proces verklein je de kans op afkeuring of terugvordering.

• Zo verantwoord je je PGB: koppel elke betaling aan je indicatie en zorgdoelen, binnen de toegekende periode, uren en (maximale) tarieven. Dien en fiatteer declaraties tijdig via de SVB of, in Vlaanderen, volgens VAPH-regels. Controleer of geleverde prestaties exact aansluiten op de zorgovereenkomst en de toekenning.
• Houd een sluitend dossier bij: actueel zorgplan, ondertekende en goedgekeurde zorgovereenkomst, planning/rooster, urenregistratie, declaraties en relevante bewijsstukken (bijv. rapportages, afspraken). Bewaar alles conform de bewaartermijn en plan periodieke interne checks.
• Veelgemaakte fouten om te vermijden: declareren buiten contract- of indicatieperiode; tariefwijzigingen zonder voorafgaande toestemming; onduidelijke of ontbrekende urenregistraties; contante betalingen; zorg die niet past bij de doelen; overschrijden van maximale tarieven; inzet van rollen die binnen jouw regeling niet zijn toegestaan.

Leg afspraken vast en werk met een checklist per maand of kwartaal. Twijfel je? Check de voorwaarden van je regeling of vraag vooraf schriftelijke goedkeuring.

Veelgestelde vragen over pgb werk

Wat is het belangrijkste om te weten over pgb werk?

Een PGB betekent dat de budgethouder zelf zorg inkoopt en aanstuurt. Jij levert op maat, met afspraken in een SVB-contract. Ken het verschil met zorg in natura, verantwoordelijkheden, kwaliteitseisen (VOG, AVG) en verantwoording.

Hoe begin je het beste met pgb werk?

Start met oriënteren op Wmo, Jeugdwet, Zvw of Wlz (NL) of PVB/PAB (BE). Regel VOG, verzekeringen en belasting/BTW. Maak een profiel, bepaal tarief, vind opdrachten via netwerk/platforms en sluit SVB-zorgovereenkomst.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij pgb werk?

Veelgemaakte fouten: onduidelijke hulpvraag en functieprofiel, geen vervanging geregeld, onvolledige zorgovereenkomst, vergeten VOG/verzekeringen, onjuiste tarieven/BTW, gebrekkige urenregistratie en privacy-afspraken, te late SVB-declaraties of onderbouwing. Voorkom dit met duidelijke afspraken, planning en consequente administratie.